Để đối phó với hàng tấn dữ liệu lớn, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của

Excel trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, kể cả người mới bắt đầu hay người dùng cao cấp, bạn vẫn có thể bỏ qua rất nhiều mẹo và thủ thuật hữu ích. Dưới đây là 20 bí quyết hữu ích trong bảng tính Excel có thể bạn không biết.

1. Một cho tất cả
Ai trong chúng ta cũng đều biết đến tổ hợp phím Ctrl + A khi muốn lựa chọn tất cả dữ liệu, nhưng ít ai biết rằng, chỉ với 1 cú click chuột vào nút ở góc bên trái, tất cả sẽ được chọn chỉ trong tíc tắc.



2. Mở thật nhiều tập tin Excel
Thay vì mở từng tập tin 1 khi có quá nhiều tập tin cần bạn xử lý, hãy thử mở tất cả chỉ với một cú nhấp chuột bằng cách sau đây : Chọn các tập tin bạn muốn mở, sau đó bấm phím Enter trên bàn phím, tất cả các tập tin sẽ mở cùng 1 lúc.





3. Chuyển đổi qua lại các tập tin Excel khác nhau
Khi bạn mở nhiều bảng tính khác nhau, việc chuyển đổi qua lại giữa các tập tin khác nhau thực sự gây phiền nhiễu, vì đôi khi làm việc trên các sheet sai có thể làm hỏng toàn bộ dự án. Sử dụng Ctrl + Tab để có thể chuyển đổi giữa các tập tin khác nhau một cách tự do. Chức năng này cũng được áp dụng cho các tập tin khác, ví dụ như các tab trong Firefox, trong Windows 7.



4. Tạo 1 menu các phím tắt
Có 3 phím tắt trong trình đơn ở trên, đó là Save, Undo Redo. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt, như CopyCut, bạn có thể thiết lập chúng như sau:
File >> Options >> Quick Access Toolbar, thêm(Add) CutCopy từ cột bên trái sang bên phải, bấm OK. Bạn sẽ thấy 2 phím tắt mới được thêm vào trong menu trên cùng.





5. Thêm 1 đường chéo ở giữa ô
Giả sử bạn muốn tạo 1 thời khóa biểu cho học sinh. Bạn cần 1 đường chéo trong ô đầu tiên để tách các thuộc tính khác nhau của dòng và cột. Làm thế nào để tạo ra nó? Mọi người đều biết Home >> Font >> Borders có thể thay đổi đường viền ô, thậm chí có thể tô màu cho ô nữa. Tuy nhiên, nếu bạn bấm vào More Borders, bạn sẽ nhận được nhiều bất ngờ hơn nữa, chẳng hạn như đường chéo bạn đang tìm. Hãy click vào và trải nghiệm nào.





6. Thêm nhiều hơn 1 dòng mới hoặc cột mới
Có thể bạn biết cách để thêm 1 dòng hoặc cột mới, nhưng sẽ thực sự lãng phí rất nhiều thời gian nếu bạn cần phải chèn nhiều hơn 1 dòng hoặc cột bằng cách lặp lại X lần hành động trên. Cách tốt nhất là kéo và chọn X dòng hoặc X cột (X có thể hai hoặc nhiều hơn) mỗi khi bạn muốn thêm X dòng hoặc X cột ở trên hoặc bên trái. Nhấp chuột phải vào các dòng hoặc các cột được đánh dấu và chọn Insert từ menu thả xuống. Dòng mới sẽ được chèn vào phía trên dòng bạn đã chọn. Còn cột mới thì được chèn bên trái của cột đầu tiên bạn đã chọn



7. Di chuyển nhanh chóng mà vẫn giữ dữ liệu trong ô
Nếu bạn muốn di chuyển 1 cột dữ liệu trong bảng tính, cách nhanh nhất là chọn cột đó và di con trỏ đến viền đậm của ô, bạn sẽ thấy 1 biểu tượng mũi tên 4 chiều, giữ và kéo chuột đến cột mới.
Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì sao? Chỉ cần nhấn nút Ctrl trước khi bạn kéo chuột để di chuyển, cột mới sẽ sao chép tất cả các dữ liệu được chọn.



8. Xóa các ô trống nhanh chóng
Một số dữ liệu mặc định sẽ được để trống, vì nhiều lý do. Khi cần phải xóa chúng để duy trì độ chính xác, đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình, hãy nhớ sử dụng bộ lọc Filter để lọc ra tất cả các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột.
Chọn cột bạn muốn lọc, vào Data >> Filter, sau đó, 1 nút mũi tên xuống sẽ xuất hiện. Bỏ chọn Select All và chỉ nhấn vào lựa chọn cuối cùng, Blanks. Tất cả các ô trống sẽ hiển thị ngay lập tức. Quay về Home và nhấn Delete trực tiếp, tất cả trong ô sẽ bị xóa bỏ.



9. Tìm kiếm mở rộng với ký tự đặc biệt
Ai trong chúng ta cũng đều biết cách để kích hoạt chế độ tìm kiếm bắng cách sử dụng phím tắt Ctrl + F, nhưng không phải ai cũng biết cách kết hợp với 2 ký tự đặc biệt để mở rộng tìm kiếm, đó là dấu chấm hỏi ? và dấu hoa thị *. Khi bạn không chắc chắn bạn muốn tìm kiếm điều gì, thì chúng sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn đấy. Dấu chấm hỏi ? chỉ đại diện cho 1 ký tự, còn dấu hoa thị* có thể đại diện cho 1 chuỗi nhiều ký tự.
Vậy nếu như bạn muốn tìm dấu chấm hỏi ? hoặc dấu hoa thị * thì sao? Hãy thêm vào dấu ngã ~ ở phía trước nhé.







10. Tạo Giá trị duy nhất trong 1 cột
Bạn nhận thức được những chức năng chính của Filter, nhưng chưa chắc bạn biết sử dụng Advanced Filter. Advanced Filterđược áp dụng khi bạn cần phải lọc một giá trị duy nhất lặp đi lặp lại của dữ liệu trong một cột.
Nhấn chọn cột và vào thẻ Data >> Advanced. Một cửa sổ hội thoại sẽ hiện lên như trong hình dưới đây. Chọn Copy to another location. Sau đó, xác định vị trí mục tiêu bằng cách gõ giá trị hoặc nhấn chọn khu vực. Trong ví dụ này, Tuổi là giá trị duy nhất có thể được tạo ra từ cột C và hiển thị trong cột E. Đừng quên chọn Unique records only, sau đó bấm OK. Các giá trị duy nhất hiển thị trong cột E có thể có độ đối lập so với dữ liệu gốc ở cột C, đó là lý do tại sao nó được đề nghị sao chép vào một vị trí khác.



11. Hạn chế dữ liệu nhập vào với chức năng Data Validation
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần phải hạn chế dữ liệu đầu vào và sử dụng 1 vài mẹo nhỏ để có các bước tiếp theo xa hơn. Ví dụ, Tuổi trong sheet này phải là số nguyên và tất cả những người tham gia cuộc khảo sát này từ 18 đến 60 tuổi. Muốn đảm bảo rằng dữ liệu bên ngoài độ tuổi này không được nhập vào, vào thẻ Data >> Data Validation >> Setting, nhập vào các điều kiện và đưa ra 1 thông báo để nhắc nhở về dữ liệu nhập vào : "Vui lòng nhập tuổi của bạn nếu bạn từ 18 đến 60 tuổi". Người dùng sẽ nhận được nhắc nhở khi đưa con trỏ chuột tới khu vực này. Đồng thời, nhận thêm 1 thông điệp cảnh báo nếu thông tin đầu vào là không đủ tiêu chuẩn.



12. Di chuyển nhanh với phím tắt : Ctrl + phím mũi tên
Khi bạn bấm Ctrl + bất kỳ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn có thể nhảy đến mép của Sheet theo các hướng khác nhau. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của dữ liệu, chỉ cần nhấn Ctrl + nút mũi tên đi xuống.

13. Hoán chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Nếu bạn muốn hoán chuyển dữ liệu nhằm hiển thị dữ liệu trên màn hình tốt hơn, ngoài việc phải đánh máy lại tất cả các dữ liệu, bạn vẫn còn 1 cách. Đó là sử dụng chức năng Transpose trong Paste. Việc cần làm là Copy khu vực bạn muốn hoán chuyển. Sau đó di chuyển con trỏ đến một vị trí trống. Bây giờ bạn vào thẻ Home >> Paste >> Transpose. Lưu ý rằng chức năng này sẽ không hoạt động cho đến khi bạn copy các dữ liệu.







14. Ẩn dữ liệu hoàn toàn
Đa số người dùng Excel đều biết làm thế nào để ẩn dữ liệu bằng cách click chuột phải và chọn Hide. Kết quả sẽ dễ dàng nhận thấy nếu chỉ có lượng nhỏ dữ liệu. Cách tốt nhất và dễ nhất để ẩn dữ liệu triệt để là sử dụng chức năng Format Cells. Chọn vùng muốn ẩn, vào thẻ Home >> Font >> Open Format Cells >> Number >> Custom. Tại mục Type, gõ ;;; >> OK. Bạn sẽ thấy tất cả các giá trị trong khu vực sẽ là vô hình, và chỉ có thể được tìm thấy trong các khu vực Xem trước bên cạnh nútFunction







15. Soạn văn bản với “&”
Công thức phức tạp sẽ không còn cần thiết nữa nếu bạn biết làm thế nào để sử dụng &. Bạn có thể soạn bất kỳ văn bản tự do với ký tự này. Chúng ta có 3 cột với các giá trị văn bản khác nhau, làm thế nào để kết hợp chúng thành 1 văn bản trong 1 ô?
Đầu tiên, xác định vị trí ô để hiển thị kết quả. Tiếp đến, sử dụng công thức đơn giản với & giống như trong hình dưới đây. NhấnEnter để kết thúc. Tất cả các giá trị văn bản có trong ô A2, B2, C2 sẽ được ghép lại với nhau và trở thành KhanhTp.HCM25trong ô F2.



16. Chuyển đổi viết HOA/thường của ký tự
Với tất cả các thủ thuật chia sẻ trong bài viết này, GPE cố gắng hết sức tránh các công thức phức tạp, và chỉ ra những công thức đơn giản và dễ dàng sử dụng đến với bạn. Ví dụ trong thủ thật này, chúng ta sẽ sử dụng hàm UPPER, LOWER và PROPER. 3 hàm này có thể chuyển đổi các văn bản dùng cho các mục đích khác nhau. UPPER sẽ VIẾT HOA tất cả các ký tự, LOWER có thể thay đổi tất cả các ký tự thành ký tự thường và PROPER sẽ chỉ Viết Hoa các ký tự đầu tiên của 1 từ.



17. Các giá trị nhập vào bắt đầu bằng số 0
Khi 1 giá trị nhập vào bắt đầu bằng số 0, Excel sẽ tự động xóa số 0 theo mặc định. Thay vì thiết lập lại Format Cells, vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước số 0 đầu tiên, như trong hình.



18. Tăng tốc độ nhập những giá trị phức tạp với AutoCorrect
Nếu bạn cần lặp lại các giá trị phức tạp như nhau cho dữ liệu đầu vào, cách tốt nhất là sử dụng chức năng AutoCorrect để thay thế các ký tự với nội dung chính xác.
Lấy ví dụ về quê quán của Hải, Quảng Bình, ta có thể thay thế bằng QB. Mỗi khi nhập vào QB, nó có thể tự động sửa lỗi thànhQuảng Bình. Đẻ làm được điều đó, bạn vào thẻ File >> Options >> Proofing >> AutoCorrect Options và gõ vào mụcReplaceWith như hình dưới đây.



19. 1 click là có thêm Phép tính
Hầu hết người dùng đều biết cách xem tình trạng dữ liệu ở dưới cùng của một trang tính Excel, ví dụ như Average và Sum... Nhưng bạn có biết bạn có thể di chuyển con trỏ đến các thẻ phía dưới và click chuột phải để có thêm phép tính trong thanh tình trạng, như hình dưới đây?



20. Đổi tên Sheet bằng cách nhấn đúp chuột
Có nhiều cách để đổi tên sheet, và hầu hết người dùng sẽ click chuột phải chọn Rename. Điều này sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Cách tốt nhất là chỉ cần nhấn đúp vào hai lần, sau đó bạn có thể đổi tên nó trực tiếp.



Nguồn: Nguyễn Bảo Khanh; ******************